Privacy Policy / Gizlilik Politikası

1. Who we are / Biz kimiz

MTO Message Manager is a multi-channel business messaging and customer-support service that lets a business handle its WhatsApp, Instagram and website-chat conversations from a single inbox, connect its online store (Shopify) to send order and shipping notifications, and send opt-in marketing messages.

MTO Message Manager; bir işletmenin WhatsApp, Instagram ve site sohbeti yazışmalarını tek gelen kutusundan yönetmesini, çevrim içi mağazasını (Shopify) bağlayarak sipariş ve kargo bildirimleri göndermesini ve açık rızaya (opt-in) dayalı pazarlama mesajları göndermesini sağlayan çok kanallı bir işletme mesajlaşma ve müşteri destek hizmetidir.

We act as a data processor on behalf of the connected business (the data controller for its own customers); the business decides which channels to connect and which messages to send. / Bağlanan işletme adına veri işleyen sıfatıyla hareket ederiz; işletme kendi müşterileri bakımından veri sorumlusudur ve hangi kanalların bağlanacağına, hangi mesajların gönderileceğine kendisi karar verir.

Data controller / Veri sorumlusu

• MTO YAZILIM VE DİJİTAL PAZARLAMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Hasanpaşa Mah. Nabizade Sk. B Blok No: 82 İç Kapı No: 1, Kadıköy / İstanbul, Türkiye
• support@mtomanagement.com — +90 212 606 55 34

2. Data we process / İşlenen veriler

We process only the data needed to deliver the channels a business has connected. / Yalnız işletmenin bağladığı kanalların çalışması için gereken veriler işlenir.

• WhatsApp: phone number (WhatsApp ID), name, locale, message content and delivery metadata (sent/delivered/read status, error codes) / telefon numarası, ad, dil, mesaj içeriği ve teslim meta-verisi
• Instagram:the connected professional account's profile info (ID, username); for people who message or comment: their Instagram-scoped user ID, username, the content and timestamp of their direct messages and of their public comments on the business's posts, so an agent can read them in the inbox and reply / bağlanan profesyonel hesabın profil bilgisi (kimlik, kullanıcı adı); mesaj yazan veya yorum yapan kişiler için Instagram kapsamlı kullanıcı kimliği, kullanıcı adı, direkt mesajların ve işletmenin gönderilerine yapılan herkese açık yorumların içeriği ve zaman damgası — temsilcinin gelen kutusunda okuyup yanıtlaması için
• Website chat:a randomly generated visitor ID stored in the visitor's browser, message content / ziyaretçinin tarayıcısında tutulan rastgele ziyaretçi kimliği, mesaj içeriği
• Connected online store (Shopify):for customers of the connected store — name, phone number and marketing-consent status (Shopify's sms_marketing_consent); for orders that trigger a notification — order number, order date, amounts (subtotal, tax, discount, total), currency, order-status link, shipping carrier and tracking number, and the recipient's phone number. This data is used only to build the order/shipping notification the business asked us to send, and to keep its contact list in sync. / Bağlanan mağazanın müşterileri için ad, telefon numarası ve pazarlama rızası durumu; bildirim tetikleyen siparişler için sipariş numarası, tarih, tutarlar (ara toplam, vergi, indirim, genel toplam), para birimi, sipariş durum bağlantısı, kargo firması ve takip numarası ile alıcının telefon numarası. Bu veriler yalnız işletmenin göndermemizi istediği sipariş/kargo bildirimini oluşturmak ve kişi listesini güncel tutmak için kullanılır.
• Business users (the brand's own staff): name, e-mail address and login sessions. Passwords are never stored by us — authentication is handled by WorkOS (see §4). / İşletme kullanıcıları (markanın kendi ekibi): ad, e-posta adresi ve oturum kayıtları. Parolalar bizde saklanmaz; kimlik doğrulama WorkOS tarafından yapılır (bkz. §4).
• Opt-in records: consent text shown, timestamp, channel, IP — kept as an append-only audit log / Rıza kayıtları: gösterilen metin, zaman damgası, kanal, IP — değiştirilemez denetim kaydı olarak saklanır

3. Legal basis & opt-in / Hukuki dayanak ve rıza

Marketing messages are sent only to users with a recorded, timestamped opt-in, in line with the WhatsApp Business Messaging Policy and Turkish KVKK. Users can opt out at any time by replying or via the unsubscribe option; opt-outs are honored immediately. Replies to Instagram direct messages and comments are sent in response to a message or comment the person themselves initiated.

4. Data sharing / Veri paylaşımı

We do not sell personal data and we do not share it with third parties for their own purposes. Data is shared only with the sub-processors below, only to the extent needed to run the service: / Kişisel veri satılmaz ve üçüncü taraflarla kendi amaçları için paylaşılmaz. Veriler yalnız aşağıdaki alt işleyicilerle, hizmetin çalışması için gereken ölçüde paylaşılır:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, Instagram Platform) — message and comment content and recipient identifiers, solely to deliver and display those messages and replies / mesaj ve yorum içeriği ile alıcı tanıtıcıları, yalnız o mesajların iletilmesi ve gösterilmesi için
• Shopify — only for a store the business itself connects: we read customer and order data from that store (see §2). We do not write customer data back to the store. / yalnız işletmenin kendi bağladığı mağaza için: o mağazadan müşteri ve sipariş verisi okunur (bkz. §2). Mağazaya müşteri verisi geri yazılmaz.
• Google Cloud (europe-west1, EU) — hosting and database; all data at rest lives here / barındırma ve veritabanı; verilerin tamamı burada tutulur
• WorkOS— authentication for the business's own staff accounts (e-mail address and password). Passwords are held by WorkOS, not by us. / işletmenin kendi ekip hesaplarının kimlik doğrulaması (e-posta adresi ve parola). Parolalar bizde değil WorkOS tarafında tutulur.
• Resend — transactional e-mail to business users only (team invitation, account setup, password reset and password-changed notices). End customers are never e-mailed. / yalnız işletme kullanıcılarına giden işlem e-postaları (ekip daveti, hesap kurulumu, parola sıfırlama ve parola değişikliği bildirimi). Son müşterilere e-posta gönderilmez.

5. Retention & deletion / Saklama ve silme

Data is retained while the brand's service is active and deleted upon verified request. When a business disconnects an Instagram account, its access tokens are deleted immediately. Contact support@mtomanagement.com for access, correction, or deletion requests (KVKK m.11 hakları dahil). Instagram users can also request deletion of their data through Instagram; we handle those requests automatically.

If a business uninstalls the Shopify app, we act on Shopify's mandatory privacy webhooks: a customer-data-erasure request deletes that customer's records, and a shop-erasure request removes the store's data. / İşletme Shopify uygulamasını kaldırırsa Shopify'ın zorunlu gizlilik webhook'ları uygulanır: müşteri verisi silme talebi o müşterinin kayıtlarını, mağaza silme talebi mağazanın verisini siler.

🔴 Conversation history is deliberately keptwhile the service is active, including when a phone number or channel is disconnected: it is the record of a real conversation between the business and its customer, and deleting it would destroy the business's own support history. It is deleted on a verified deletion request. / Yazışma geçmişi, bir numara veya kanal bağlantıdan çıkarılsa bile hizmet aktif olduğu sürece bilinçli olarak saklanır: bu, işletme ile müşterisi arasındaki gerçek yazışmanın kaydıdır ve silinmesi işletmenin kendi destek geçmişini yok eder. Doğrulanmış silme talebinde silinir.

6. Contact / İletişim

MTO YAZILIM VE DİJİTAL PAZARLAMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ — support@mtomanagement.com — +90 212 606 55 34